FAQ Digital Check–in

Digital check-in of cargo shipments is the new standard for export delivery at KLM Cargo at Amsterdam Airport Schiphol. This is possible via “eLink”, a Cargonaut online tool. For questions about the Digital Check-in at KLM Cargo, you can consult the FAQ, contact elink@klm.com or your Account Manager.

FAQ Digital Check–in (AMS only)

Why digital check-in at KLM?

KLM aims to make the operational cargo handling more efficient by making the process more efficient. An important part of this efficiency is the digital check-in. This ensures a faster operational process for all supply chain partners. The digital check-in via eLink (a Cargonaut system) enables a faster cargo handling process. In the air cargo industry still a lot of paper is being used. With the digital check-in, an important part of this paperwork is digitized.

What is the main advantage of digital check-in/ eLink for customers?

Speed and a more efficient operational process. Thanks to the digital check-in, time-saving will be realized for all supply chain parties.

What has changed since 1 september 2021? What does this mean for customers?

As from 1 September 2021 the KLM export delivery conditions from Amsterdam have changed. Export Cargo from Schiphol with KLM will need to be digitally checked-in via eLink. The digital check-in has become the new standard way of export delivery at KLM. A paper check-in will take longer. As KLM will change its organization towards the digital check-in, KLM could charge a cost in the future, for the incidental shipments which have not been digitally checked-in.

I read that the digital check-in will be part of the conditions of export delivery of KLM. Does this mean there will be charges by KLM if I do not use the digital check-in?

KLM could decide in future to charge a cost. The cost of a paper export delivery will be communicated to customers, if such a decision will be taken.

What is the scope of the digital check-in at KLM?

The scope of the digital check-in is all export cargo by handler KLM from Amsterdam Airport Schiphol. Also shipments with an onward connection with KLM partner flights (i.e. Air France or Delta Air Lines) can be checked-in digitally. This service is not yet available at other stations than Amsterdam.

In case I do not use the digital check-in, can I still deliver export cargo to KLM?

In case a forwarder or trucking company does not use the digital check-in, the export delivery can still be done at KLM. In that case there is considerably more time needed at cargo acceptance, such as for the documentation process and in the future a charge could be applicable.

What should I do to ensure a successful eLink trip when delivering export cargo at KLM?

To ensure a seamless delivery process with eLink, you need to:

a) One time preparation: sign the de IATA multilateral agreement with IATA, complete the eAWB activation form for an EDI agreement with KLM, contact Cargonaut for an eLink account and to ensure an IATA casscode which will be linked by Cargonaut to the KLM prefix.

b) For each export delivery at KLM::

i. Make an eLink visit to prepare the preannouncement (in eLink).

ii. In eLink you can check prior to the trip whether all eLink indicators show the green status. For KLM also the code EAP or EAW need to be filled in, in order to experience the benefits of time saving. For shipments without pouch (=EAW), the truck driver can drive straight to the KLM warehouse, after swipe at the security lodge, after which the driver enjoys maximum time saving without any stop at Documentation.

iii.Make an eLink trip: fill in the truck driver name and truck plate number and preannounce the trip.

iv.Send your FWB´s prior (digital) to arrival to KLM and cargonaut and receive a FMA confirmation from KLM.


Who at KLM can I contact in case I have questions about KLM digital check-in / eLink?

For questions on KLM eLink, you can send an e-mail to elink@klm.com, or please contact your KLM Account Manager. KLM has a dedicated team available to support you in the transformation process from paper to digitization and digital check-in.

FAQ Digitale Check-in (alleen AMS)

Waarom vindt het eLink digitaal vooraanmelden project plaats bij KLM op Schiphol?

KLM wil de operationele afhandeling van vracht verbeteren door het proces efficiënter te maken. Een belangrijk onderdeel van deze efficiency is het digitaal vooraanmelden. Dit zorgt voor een sneller operationeel proces voor alle ketenpartners. Het digitaal vooraanmelden van zendingen via het systeem eLink van Cargonaut zorgt voor een sneller afhandelingsproces.
In de luchtvrachtsector wordt tot op heden nog met te veel papier gewerkt. Met digitaal vooraanmelden wordt een belangrijk deel van het papierwerk in het vrachtproces gedigitaliseerd.

Wat is het belangrijkste voordeel van eLink / digitaal vooraanmelden voor de klant?

Snelheid en een meer efficiënt operationeel proces. Dankzij digitaal vooraanmelden wordt voor alle partijen aanzienlijk tijd bespaard.

Wat verandert er per 1 september 2021? Wat betekent dit voor de klant?

Vanaf 1 september 2021 veranderen de export aanlevervoorwaarden van KLM. Voor exportvracht vanaf Schiphol bij KLM dient vanaf deze datum de zending met eLink te zijn aangemeld. Digitaal vooraanmelden wordt daarmee de standaard. Een papieren aanmelding wordt lastiger en zal langer duren. Omdat KLM haar organisatie inricht op digitaal vooraanmelden kan KLM op termijn voor de dan incidentele gevallen van aanmeldingen die niet digitaal zijn, kosten in rekening brengen.

Ik lees dat digitaal vooraanmelden onderdeel wordt van de KLM export aanlevervoorwaarden. Betekent dit dat er charges zijn bij KLM als ik geen gebruik maak van digitaal vooraanmelden?

KLM kan in de toekomst besluiten om daarvoor kosten in rekening te brengen. De kosten van een papieren aanmelding zullen wij dan ook, indien een dergelijk besluit wordt genomen aan u communiceren.

Wat is de scope van digitaal vooraanmelden bij KLM?

De scope van digitaal vooraanmelden betreft alle exportvracht bij KLM vanaf Amsterdam Airport Schiphol. Alle vrachtzendingen die starten met KLM vanaf AMS, ook de zendingen die een doorverbinding hebben met KLM partnervluchten (bijv. Air France of Delta Air Lines) vallen onder de scope van KLM digitaal vooraanmelden.

Kan ik zonder digitaal vooraanmelden cargo vanuit Amsterdam bij KLM aan blijven leveren?

Zonder digitaal vooraanmelden blijft het operationeel mogelijk om exportvracht aan te leveren bij KLM op Schiphol. Echter in dat geval is er aanzienlijk meer tijd nodig voor het afhandelingsproces, zoals bijvoorbeeld bij het documentatie proces en kunnen er in de toekomst kosten voor in rekening gebracht worden.

Waaraan moet ik voldoen om de eLink trip succesvol te laten verlopen bij afhandelaar KLM?

Om het acceptatieproces en de eLink rit succesvol te laten verlopen dient u:
a) Eenmalig: de IATA multilateral agreement te ondertekenen met IATA, het eAWB activatieformulier in te vullen voor een EDI overeenkomst met KLM, een IATA casscode te laten koppelen aan de KLM prefix bij cargonaut en een eLink account aan te maken bij Cargonaut.
b) Voor iedere zending bij KLM:
     i. Een eLink visit aan te maken en de vooraanmelding te doen (in eLink)
     ii. In eLink kunt u vooraf controleren of alle eLink indicatoren op groen staan. Voor KLM dient ook de code EAP of EAW ingevuld te worden, om de eLink voordelen te ervaren. Voor zendingen zonder pouch (=EAW), rijdt de chauffeur direct door naar de KLM loods, na swipe bij de security loge slagboom ervaart de chauffeur maximale tijdswinst.
    iii. Uw rit aan te maken met chauffeur en kenteken gegevens.
    iv. Uw FWB´s vooraf (digitaal) in te dienen bij KLM en cargonaut en hierop een FMA bevestiging op ontvangen van KLM.

Met wie bij KLM kan ik contact opnemen bij vragen die ik heb over KLM eLink digitaal vooraanmelden?

Voor vragen over KLM eLink digitaal vooraanmelden, kunt u via mail contact opnemen met elink@klm.com, of met uw accountmanager. KLM heeft een dedicated team beschikbaar om u te helpen bij het veranderingsproces in de transformatie van papier naar digitalisatie en digitaal vooraanmelden.

This site uses only necessary functional and analytical cookies. We do not use marketing trackers. Read more